درسنامه آموزشی پودمان 1 ارائه دهنده خدمات رایانه‌ای کلاس دهم شبکه و نرم افزار

آیا تا به حال اندیشیده‌اید

- اگر یک مقاله علمی با 5 بخش اصلی بنویسید، چگونه با استفاده از سبک‌های Heading در ورد، سلسله مراتب بصری ایجاد می‌کنید؟
- چرا استفاده از فونت‌های متفاوت برای تیترها، متن بدنه و پاورقی در یک سند رسمی ضروری است؟ 
- طراحی یک رزومه تحصیلی که هم‌زمان حرفه‌ای و خلاقانه به نظر برسد، چه المان‌های صفحه‌آرایی (مثلاً حاشیه‌های متناسب، رنگ‌های خنثی) را باید رعایت کنید؟
- چرا برخی اسناد اداری (مثل گزارش‌های مالی) از قالب‌های سخت‌گیرانه استفاده می‌کنند؟
- اگر قرار باشد یک گواهی‌نامه پایان دوره طراحی کنید، چرا باید از مرزهای تزیینی و فونت‌های رسمی استفاده کنید؟
- برای طراحی یک سند که هم‌زمان برای چاپ و اشتراک دیجیتال بهینه باشد، چه تنظیماتی در ورد ضروری است؟
- چرا استفاده از Hyperlink در اسناد دیجیتال مثل پروژه‌های PDF بخشی از صفحه‌آرایی مدرن محسوب می‌شود؟
- آیا استفاده از قالب‌های هوش مصنوعی برای طراحی سریع اسناد، ارزش کار طراحی دستی را کاهش می‌دهد؟

آنچه از هنرجو انتظار می‌رود

1- اسناد با سلسله مراتب بصری واضح ایجاد کرده و از Heading Styles استفاده کند.
2- حاشیه‌ها، فاصله خطوط و ترازبندی متن مطابق استانداردهای حرفه‌‌ای تنظیم کند.
3- گزارش علمی شامل تیترهای چندسطحی، پاورقی و منابع با فرمت‌های استاندارد تدوین کند.
4- ذخیره سند در فرمت PDF با حفظ لینک‌ها و قابلیت جست‌وجو برای استفاده دیجیتال.
5- تنظیم صفحه‌آرایی ویژه چاپ و رزولوشن برای تصاویر را انجام دهد.
6- ایجاد فهرست مطالب خودکار با به‌روزرسانی پویا.
7- از مرزهای تزیینی (Page Borders) و واترمارک را در اسناد تایپ شده را استفاده کند.
8- اصلاح ناهماهنگی‌های بصری (مثلاً فونت‌های متناقض یا فاصله‌های نامتعادل) با ابزار Styles Inspector.
9- از SmartArt برای نمایش فرایندها یا سلسله مراتب سازمانی استفاده کند.
10- پس از تسلط اولیه هدفمند از ابزارهای هوش مصنوعی استفاده کند.

استاندارد عملکرد

هنرجو باید بتواند اسنادی تولید کند که نه تنها از نظر محتوایی معتبر، بلکه از نظر بصری متقاعدکننده و سازگار با نیازهای مخاطب باشد.

شروع کار با Word برای صفحه‌آرایی

حال برای شروع کار صفحه آرایی با Word باید گام‌های زیر را طی کنید:

- برنامه Word را باز کنید.
- روی زبانه File در گوشه سمت چپ بالای صفحه نمایش کلیک کنید.
- New را از منوی بازشو انتخاب کنید.
- حال آماده ایجاد تغییرات هستید.

برای تغییر اندازه صفحه زبانه Page Layout را در ریبون انتخاب کنید. این زبانه گزینه‌های متعددی برای صفحه‌آرایی و فرمت‌بندی سند دارد. حال فایلی را که می‌خواهید صفحه‌آرایی کنید در Word کپی کنید.

تعیین اندازه صفحه (سند)

برای اینکه فایلی را برای چاپ آماده کنید باید اندازه آن برای چاپ استاندارد باشد اندازه‌های استاندارد برای چاپ کتاب عبارت‌اند از:

رقعی، وزیری، بازوبندی، بغدادی، بغلی، بیاضی، جانمازی، حمایلی، خشتی، رحلی، سلطانی، نیم ربعی، نیم ورقی، جیبی و... .

در جدول 8 رایج‌ترین و پرکاربردترین ابعاد و قطع کتاب و مجله را مشاهده می‌کنید (ابعاد ارائه شده در این جدول ابعادی هستند که به‌طور معمول در کشور برای چاپ کتاب و نشریات از آن‌ها استفاده می‌شود، البته هستند ناشرانی که از ابعادی با 2 یا 3 میلی‌متر بیشتر استفاده می‌کنند، ولی در مجموع ابعاد قطع‌های موجود در جدول 8 و شکل 55 پراستفاده‌تر و کم‌ریسک‌تر هستند).

قطع وزیری: قطع وزیری، یکی از قطع‌های رایج است که به دلیل استفاده بیشتر این قطع در کتاب‌های مرتبط با آموزش و کتاب‌های دانشگاهی، بیشتر از آن استفاده می‌شود. این قطع به دلیل کوچک‌تر بودن از قطع رحلی و بزرگ‌تر بودن از قطع رقعی، ویژگی‌های ساختاری مناسبی را برای کتاب‌های آموزشی و عمومی ایجاد می‌کند، البته این موضوع همیشگی نیست و نسبت به محتوا قطع تعیین می‌شود. کاغذ مناسب برای قطع وزیری، کاغذ 70×50 است که با 3 بار تا خوردن می‌توان به قطع وزیری رسید.
موارد مناسب برای قطع وزیری: کتاب‌های درسی، عمومی، آموزشی، دانشگاهی و کتاب‌های مصور.

قطع رقعی: یکی دیگر از رایج‌ترین قطع‌ها در میان کتاب‌ها قطع رقعی است. این قطع به دلیل ابعاد کوچک برای کتاب‌های با حجم محتوای کم مناسب‌تر است. معمولاً این قطع برای مواردی مناسب است که معمولاً مدت طولانی همراه مخاطب است و جابه‌جایی زیادی دارد. ابعاد کاغذهای اولیه در سه اندازه مختلف در اختیار چاپخانه‌ها قرار می‌گیرد. یکی از این ابعاد 45×60 است. با سه بار تا کردن این کاغذ قطع رقعی به دست می‌آید.
موارد مناسب برای اندازه رقعی: کتاب‌های رمان، شعر و مذهبی.

قطع خشتی: قطع خشتی به کتاب‌ها و نشریاتی که به شکل مربع هستند، گفته می‌شود که معمولاً از کاغذ در ابعاد 45×60 برای قطع خشتی استفاده می‌شود. با تا کردن کاغذ به صورتی که به 6 قسمت 20×20 تقسیم شود یکی از ابعادی است که می‌توانید با کمترین هدررفت کاغذ به نتیجه برسید. اگر از کاغذ با ابعاد 70×50 استفاده کنید کتاب در قطع خشتی با ابعاد 23×23 به‌دست می‌آید که اندازه استاندارد کتاب‌های خشتی بزرگ است.
موارد مناسب برای قطع خشتی: کتاب‌های کودکان و داستان‌های مصور، کاتالوگ و بروشورهای تبلیغاتی.

قطع رحلی: قطع رحلی یا A4 یکی از رایج‌ترین قطع‌های مورد استفاده برای کتاب و مجلات است. به سه دسته رحلی کوچک، رحلی متوسط، رحلی بزرگ تقسیم می‌شود که ابعاد رحلی 21 × 28/5 و ابعاد رحلی بزرگ 24 × 33 است. کاغذ مناسب قطع رحلی 45 × 60 و رحلی بزرگ 50 × 70 است. قطع رحلی از پرکاربردترین قطع‌های استاندارد است که در شاخه‌های مختلف چاپ و تبلیغات و مشاغل مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد.
موارد مناسب برای قطع رحلی: کتاب‌های عمومی، آموزشی، کتاب‌های مرجع، دانشنامه‌ها و دایرة‌المعارف‌ها، کتاب‌های مصور، برخی از کتاب‌های مذهبی مانند قرآن، مجلات و نشریات، کاتالوگ و بروشور.

قطع سلطانی: به‌دلیل ویژگی قطع سلطانی، می‌توان از این قطع برای نمایش جزئیات تصاویر و ایجاد حس شکوه و اهمیت کار بهره گرفت. قطع سلطانی معمولاً به‌دلیل بزرگی و فضای زیاد آن برای کتاب‌های خطی نفیس و مصور مانند قرآن و کتاب‌های تاریخی و مصور و همچنین مجلات خاص مورد استفاده قرار می‌گیرد. کاغذ مورد استفاده برای این قطع ابعاد 70×100 است.
موارد مناسب برای قطع سلطانی: کتاب‌های مرجع، قرآن و کتاب‌های خطی نفیس، شاهنامه و کتاب‌های تاریخی و کتاب‌های مصور، مجلات خاص (مانند مجلات مد، ساختمان، لوکساری و...).

قطع جیبی: قطع جیبی به دلیل ابعاد کوچکی که دارد امکان استفاده و حمل آسان را فراهم می‌کند و می‌تواند برای تولیدات کم حجم و کوتاه مورد استفاده قرار گیرد. قطع جیبی خود به دو دسته جیبی بزرگ و جیبی کوچک تقسیم می‌شوند. اگر کاغذی در ابعاد 70×50 را چهار بار را تا کنید می‌توانید کتابی در ابعاد جیبی داشته باشید.
موارد مناسب برای اندازه جیبی: کتاب‌های مذهبی (ادعیه و زیارت نامه)، شعر و کتاب‌های کم حجم، پمفلت و اقلام تبلیغاتی با محتوای کم.

قطع پالتویی: همان‌طور که از نام این قطع مشخص است دلیل نام‌گذاری قطع پالتویی عرض کم و ارتفاع زیاد است که به‌راحتی داخل جیب قرار می‌گیرد. از قطع پالتویی برای کتاب دارای محتوای برخی اقلام تبلیغاتی و مواردی که نیاز است فرد به راحتی بتواند آن را با خود حمل و جابه‌‌جا کند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. کاغذ مورد استفاده در این قطع 45×60 و 70×50 است.
موارد مناسب برای قطع پالتویی: کتاب‌های مذهبی (ادعیه و زیارت نامه)، شعر و کتاب‌های کم حجم، کاتالوگ و بروشورهای تبلیغاتی و پمفلت.

قطع بیاضی: ابعاد قطع بیاضی بزرگ 24×34 و ابعاد قطع بیاضی کوچک 29×22 سانتی‌متر است که در قطع بیاضی برخلاف حالت معمول عطف کتاب در ضلع کوچک‌تر کتاب قرار می‌گیرد و ظاهر کتاب یا نشریه به‌صورت افقی است. البته معمولاً به قطع‌های دیگری که از ضلع کوچک صحافی می‌شوند و به‌صورت افقی هستند، در اصطلاح قطع بیاضی گفته می‌شود.

توجه داشته باشید قطع‌های ارائه شده به‌عنوان قطع‌های استاندارد و معمول شناخته می‌شوند، لذا اگر بخواهید کار متمایز و خاصی داشته باشید می‌توانید با توجه به پروژه و نظر طراح یا سفارش دهنده، از قطع‌هایی خارج از موارد ذکر شده، استفاده کنید. این موضوع یکی از راهکارهای ایجاد وجه تمایز محصول شما خواهد بود، البته اگر درست و به دقت انتخاب شود!

برای نمونه کتابی را در قطع وزیری صفحه‌بندی کنید.

کادر محاوره‌ای Adobe PDF Document Properties ظاهر می‌شود.

به زبانه Adobe PDF Settings بروید و روی دکمه …Add کلیک کنید (شکل 57).

کادر محاوره‌ای Add Custom Paper Size ظاهر می‌شود.

در کادر Paper Names نام قطع موردنظر خود مثلاً Vaziri-New را تایپ کنید.

اندازه‌ها را به میلی‌متر مطابق شکل 58 وارد کنید.

حال روی دکمه Add/Modifty کلیک کنید.

حال در زبانه Layout، در گروه Page Setup، روی اجراکننده (Launcher) کلیک کنید (شکل 59).

در کادر محاوره‌‌ای Page Setup این تنظیمات را انجام دهید:

- در زبانه Margins، طبق شکل 60، اعداد موردنظر را وارد کنید.

- در زبانه Paper طبق شکل 61، قطع Vaziri-New را که قبلاً تعریف کرده بودید در کادر Paper Size انتخاب کنید.

- در زبانه Layout، تنظیمات را مطابق شکل 62 انجام دهید.

تنظیمات پاراگراف

ابتدا، کل متن را انتخاب می‌کنید (Ctrl+A). در زبانه Layout، روی اجراکننده گروه Paragraph کلیک کنید (شکل 63).

کادر محاوره‌ای Paragraph Settings ظاهر می‌شود.

تنظیمات پاراگراف را مطابق شکل 64 انجام دهید.

تنظیم فونت

همچنان کل متن باید انتخاب شده باشد. در زبانه Home از ریبون، اجراکننده گروه Font را کلیک کنید.

طبق شکل 65، فونت‌های فارسی و انگلیسی موردنظر خود و همین‌طور اندازه آن‌ها را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که اندازه فونت انگلیسی معمولاً دو اندازه کوچک‌تر از فونت فارسی در نظر گرفته می‌شود.

تنظیمات بخش‌بندی برای جداسازی بخش‌ها و فصل‌های کتاب

در اولین گام، صفحه اول، به صفحه عنوان کتاب و صفحه دوم به شناسنامه کتاب اختصاص داده می‌شود. صفحات اول و دوم را طبق سلیقه خود، طراحی کنید (شکل 66).

حالا به انتهای صفحه دوم بروید. در زبانه Layout از ریبون، در گروه Page Setup، روی فلش بازشوی دکمه Breaks کلیک کنید. مطابق شکل 67، روی گزینه Next Page کلیک کنید.

پس از تنظیم بخش مربوط به فصل اول، عنوان و شماره فصل را طراحی کنید (شکل 68).

سرصفحه

حالا وقت تنظیم سرصفحه صفحات زوج و فرد و تعیین شماره صفحات است. توجه داشته باشید که صفحه اول هر فصل نیازی به سرصفحه ندارد. برای انجام این کار باید به صفحه دوم فصل بروید و طبق شکل روی بخش Header در بالای صفحه دابل کلیک کنید. مطابق شکل 69، در سرصفحه صفحات زوج عنوان فصل و شماره صفحه قرار می‌گیرد. البته این کار در هر فصل یک بار انجام می‌شود.

مطابق شکل 70، در سرصفحه صفحات فرد، عنوان فصل و شماره صفحه قرار می‌گیرد.

تعریف تیترها

در صفحه‌آرایی کتاب، باید تیترها را به چند بخش تقسیم کرد، مثلاً تیترهای اصلی، تیترهای فرعی، عنوان شکل‌ها و جدول‌ها و غیره. برای انجام این کار به این ترتیب عمل کنید.

برای تعریف تیتر اصلی، در زبانه Home در گروه Heading 1 ،Styles را پیدا کنید، سپس روی آن کلیک راست کنید و طبق شکل 72، …Modify را انتخاب کنید.

در کادر محاوره‌ای Modify Style روی دکمه Format در گوشه سمت چپ پایین این کادر کلیک کنید.

با کلیک روی این دکمه گزینه‌های مختلفی در اختیار شما قرار می‌گیرد که می‌توانید از آن‌ها برای انجام تنظیمات مختلف تیتر اصلی استفاده کنید (شکل 73).

مثلاً با انتخاب …Font فونت‌های فارسی و انگلیسی موردنظر برای تیتر اصلی را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که اندازه فونت تیتر اصلی باید بزرگ‌تر از تیتر فرعی باشد و هر دو تیتر باید بزرگ‌تر از متن اصلی (بدنه) کتاب باشند.

مطابق شکل 74، فونت‌های فارسی و انگلیسی را تنظیم کنید. سپس روی OK کلیک کنید و آماده استفاده از تیتر اصلی شوید.

برای اعمال تیتر اصلی، روی خط حاوی تیتر اصلی بروید و روی دکمه Heading1 کلیک کنید. مطابق شکل 75، فونت تیتر اصلی تنظیم می‌شود.

تنظیم تیتر فرعی هم مانند تیتر اصلی انجام می‌شود، البته با اندازه فونت کوچک‌تر.

تنظیم بولت‌ها

در متن کتاب، به خاطر زیباسازی باید بولت‌ها را مرتب کنید. به هر قسمت از بولت‌ها که می‌رسید آن‌ها را انتخاب کنید و از گروه پاراگراف در زبانه Home، روی دکمه اول (Bullets) کلیک کنید و مطابق شکل 76، بولت مدنظر خود را اعمال کنید.

تنظیم پاورقی

در هر جایی که لازم است کلمه انگلیسی جدیدی آورده شود یا نیاز به توضیح فارسی بیشتری دارید، بهتر است پاورقی اضافه کنید. برای انجام این کار به انتهای کلمه یا عبارت مدنظر در متن اصلی بروید. سپس در گروه Footnotes از زبانه ریبون References، روی دکمه Insert Footnote کلیک کنید. یک جای خالی برای پاورقی در پاصفحه اضافه می‌شود. متن پاورقی موردنظر خود را مطابق شکل 77 تایپ یا کپی کنید.

همان‌گونه که مشاهده می‌کنید، پاورقی ایجاد شده تراز نیست. برای تراز کردن آن، کل پاورقی را انتخاب کنید و کلیدهای Ctrl ،Shift و + را هم‌زمان فشار دهید. همچنین فونت پاورقی را به دلخواه انتخاب کنید.

توجه داشته باشید که بهتر است فونت پاورقی دو اندازه کوچک‌تر از فونت متن اصلی باشد. نتیجه نهایی در شکل 78 نشان داده شده است.

فهرست مطالب کتاب

وقتی تمام کتاب صفحه‌بندی شد، به انتهای کتاب بروید و در زبانه Refrences، گزینه Table of Contents را انتخاب کنید و Insert Table of Contents را بزنید (شکل 79).

حالا در پنجره Table of Contents هر تعداد تیتر که می‌خواهید در فهرست قرار بگیرد در قسمت Show levels بنویسید و طبق شکل 8 عمل کنید و OK را بزنید.

فهرست را صفحه‌آرایی کنید و فونت‌های موردنظر خود را برای فهرست انتخاب کنید (شکل 81).

اگر در حال آماده‌سازی کتاب، کمی صفحه‌ها تغییر کرد (کم یا زیاد شد)، روی فهرست بروید و کلیک راست کنید. گزینه Update Field را بزنید (شکل 82).

گزینه اول در شکل 83 فقط اعداد فهرست را Update می‌کند و اگر گزینه دوم را انتخاب کنید کل فهرست از اول Update شده و دوباره باید فونت، اندازه و طراحی فهرست تنظیم شود.

و در مرحله آخر که کتاب به اتمام می‌رسد Ctrl+P را بزنید و گزینه Adobe PDF را انتخاب کنید و برای ارسال به چاپ PDF بگیرید.